Ordin privind desemnarea persoanei responsabile de apărarea împotriva incendiilor – model și obligații legale

1. Ce este ordinul privind desemnarea persoanei responsabile de apărarea împotriva incendiilor?

Ordinul privind desemnarea persoanei responsabile de apărarea împotriva incendiilor este actul administrativ intern prin care conducătorul unității numește persoana responsabilă de asigurarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor în cadrul unității, al unui obiectiv sau al unei subdiviziuni.

Necesitatea desemnării rezultă direct din Regulile generale de apărare împotriva incendiilor în Republica Moldova, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 847/2022. Potrivit pct. 4, la fiecare obiectiv se desemnează persoane responsabile pentru asigurarea apărării împotriva incendiilor, iar pct. 6 prevede că acestea sunt numite printr-un act administrativ intern al conducătorului.

Prin ordin se stabilește în mod oficial:

• persoana desemnată și funcția acesteia;
• obiectivul, subdiviziunea sau domeniul pentru care este responsabilă;
• atribuțiile în domeniul apărării împotriva incendiilor;
• data de la care persoana își exercită responsabilitățile;
• obligația de a lua cunoștință de ordin sub semnătură.

Ordinul are astfel rolul de a formaliza desemnarea și de a delimita clar responsabilitățile în cadrul unității.

Este important ca desemnarea să nu fie doar formală. Persoana responsabilă trebuie să poată îndeplini efectiv atribuțiile stabilite și să dețină pregătirea prevăzută de legislație. Pct. 6 din HG nr. 847/2022 prevede obligația persoanelor responsabile de a deține certificate privind absolvirea cursului de instruire în domeniul apărării împotriva incendiilor.

De reținut: desemnarea unei persoane responsabile prin ordin nu înseamnă transferarea automată asupra acesteia a tuturor obligațiilor legale ale conducătorului unității. Legea nr. 267/1994 stabilește distinct obligații pentru conducători, administratori și alte persoane cu funcții de răspundere.

2. Temeiul legal: Legea nr. 267/1994 și HG nr. 847/2022

Desemnarea persoanei responsabile de apărarea împotriva incendiilor se bazează, în principal, pe două acte normative: Legea nr. 267/1994 privind apărarea împotriva incendiilor și Hotărârea Guvernului nr. 847/2022 pentru aprobarea Regulilor generale de apărare împotriva incendiilor în Republica Moldova.

Legea nr. 267/1994 privind apărarea împotriva incendiilor

Potrivit art. 7 din Legea nr. 267/1994, obligația de a asigura măsurile de apărare împotriva incendiilor revine conducătorilor, altor factori de decizie și angajaților unităților economice. Obligațiile în acest domeniu trebuie stabilite în regulile de apărare împotriva incendiilor, instrucțiuni și în documentele de serviciu corespunzătoare.

Un rol important îl are art. 11, care stabilește obligațiile conducătorilor, administratorilor și altor persoane cu funcții de răspundere din cadrul unităților economice.

Printre obligațiile prevăzute de acest articol se numără:

• deținerea certificatului privind absolvirea cursului de instruire în domeniul apărării împotriva incendiilor, în condițiile prevăzute de lege;
• elaborarea și aplicarea măsurilor organizatorice, tehnice și inginerești de apărare împotriva incendiilor;
• respectarea reglementărilor de protecție împotriva incendiilor;
• luarea măsurilor necesare pentru ca salariații să însușească regulile de apărare împotriva incendiilor;
• neadmiterea la locul de muncă a persoanelor care nu au absolvit instructajul minim de prevenire și stingere a incendiilor;
• asigurarea apărării împotriva incendiilor și a regimului de protecție împotriva incendiilor.

Legea stabilește, prin urmare, cadrul general al responsabilităților în domeniul apărării împotriva incendiilor.

Hotărârea Guvernului nr. 847/2022

Cerințele concrete privind desemnarea persoanei responsabile sunt prevăzute de Regulile generale de apărare împotriva incendiilor în Republica Moldova, aprobate prin HG nr. 847/2022.

Conform pct. 4, la fiecare obiectiv trebuie asigurată securitatea persoanelor în caz de incendiu, elaborate instrucțiuni privind măsurile de apărare împotriva incendiilor pentru sectoarele de lucru cu pericol de explozie-incendiu și de incendiu și desemnate persoane responsabile pentru asigurarea apărării împotriva incendiilor.

Pct. 5 stabilește că persoanele responsabile instruiesc angajații în domeniul prevenirii și stingerii incendiilor, cu admiterea ulterioară la exercitarea atribuțiilor funcției. În cazul modificării specificului activității, angajații urmează cursuri suplimentare de prevenire și stingere a incendiilor.

Totodată, pct. 6 prevede două cerințe esențiale pentru persoanele responsabile:

• să dețină certificate privind absolvirea cursului de instruire în domeniul apărării împotriva incendiilor;
• să fie numite printr-un act administrativ intern al conducătorului autorității publice sau al entității economice.

Ce rezultă din aceste prevederi?

Analizate împreună, Legea nr. 267/1994 și HG nr. 847/2022 stabilesc cadrul juridic pentru organizarea responsabilităților de apărare împotriva incendiilor în cadrul unității, inclusiv desemnarea formală a persoanelor responsabile, instruirea acestora și stabilirea atribuțiilor corespunzătoare.

Din acest motiv, în ordinul de desemnare este justificată indicarea ambelor acte normative ca temei juridic.

3. Când este obligatorie desemnarea persoanei responsabile?

Desemnarea persoanei responsabile de asigurarea apărării împotriva incendiilor nu este o măsură opțională. Regulile generale aprobate prin HG nr. 847/2022 prevăd expres că la fiecare obiectiv se desemnează persoane responsabile pentru asigurarea apărării împotriva incendiilor.

Această formulare este importantă deoarece obligația este raportată la obiectiv. Prin urmare, organizarea responsabilităților trebuie analizată în funcție de structura concretă a unității și de obiectivele pe care aceasta le deține sau le gestionează.

Cum se face desemnarea?

Persoana responsabilă trebuie numită oficial printr-un act administrativ intern al conducătorului autorității publice sau al entității economice. În practică, acest act este, de regulă, ordinul de desemnare.

Ordinul trebuie să permită identificarea clară a persoanei desemnate și a obiectivului sau domeniului pentru care aceasta exercită atribuțiile stabilite.

Este suficientă o singură persoană responsabilă?

HG nr. 847/2022 utilizează formularea „se desemnează persoane responsabile”, însă prevederile citate nu stabilesc un număr fix de persoane care trebuie desemnate pentru fiecare unitate.

Prin urmare, numărul persoanelor responsabile trebuie stabilit în raport cu organizarea concretă a activității și cu obiectivele pentru care trebuie asigurate măsurile de apărare împotriva incendiilor.

În cazul unei unități cu un singur obiectiv și o structură simplă, responsabilitățile pot fi stabilite pentru o persoană care poate asigura efectiv îndeplinirea atribuțiilor respective.

Dacă unitatea are mai multe obiective, clădiri, secții, ateliere sau alte subdiviziuni, responsabilitățile trebuie organizate astfel încât să fie clar cine răspunde și pentru ce obiectiv sau sector.

Situația unităților cu mai multe obiective și modalitatea de delimitare a responsabilităților vor fi analizate separat în secțiunea dedicată acestui subiect.

Când trebuie revizuită desemnarea?

HG nr. 847/2022 stabilește expres obligația numirii persoanelor responsabile prin act administrativ intern, dar prevederile analizate nu stabilesc un termen periodic general pentru emiterea unui nou ordin.

În practică, necesitatea actualizării ordinului trebuie verificată atunci când apar modificări care afectează persoana desemnată sau organizarea responsabilităților, de exemplu schimbarea persoanei, funcției, obiectivului ori structurii pentru care au fost stabilite atribuțiile.

Important: ordinul trebuie să reflecte permanent situația reală din unitate. O persoană indicată doar formal în documente, care nu mai exercită funcția sau nu poate îndeplini efectiv atribuțiile stabilite, nu asigură o organizare corespunzătoare a responsabilităților de apărare împotriva incendiilor.

4. Cine poate fi desemnat responsabil de apărarea împotriva incendiilor?

Legislația analizată nu indică o anumită denumire de funcție care trebuie să fie ocupată de persoana responsabilă de apărarea împotriva incendiilor. HG nr. 847/2022 utilizează formularea generală „persoane responsabile pentru asigurarea apărării împotriva incendiilor”.

Prin urmare, desemnarea trebuie făcută ținând cont de organizarea concretă a unității și de posibilitatea persoanei respective de a îndeplini efectiv atribuțiile care îi sunt stabilite.

Ce trebuie luat în considerare la alegerea persoanei?

La desemnarea responsabilului este important ca persoana aleasă:

• să aibă atribuții și o poziție care îi permit să urmărească respectarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor;
• să cunoască obiectivul, activitățile desfășurate și particularitățile locurilor de muncă pentru care este desemnată;
• să poată organiza și efectua instruirea angajaților în limitele prevăzute de cadrul normativ;
• să poată informa conducătorul despre neconformitățile constatate și măsurile necesare;
• să dețină certificatul de instruire cerut de legislația aplicabilă.

Ultima condiție este deosebit de importantă. Pct. 6 din Regulile generale aprobate prin HG nr. 847/2022 prevede expres că persoanele responsabile pentru asigurarea apărării împotriva incendiilor sunt obligate să dețină certificate privind absolvirea cursului de instruire în domeniul apărării împotriva incendiilor.

Poate fi desemnat conducătorul sau administratorul unității?

Legea nr. 267/1994 include în mod expres conducătorii, administratorii și alte persoane cu funcții de răspundere în categoria persoanelor cărora le revin obligații în domeniul apărării împotriva incendiilor.

Totuși, actele normative analizate nu conțin, în prevederile citate, o regulă potrivit căreia responsabilul desemnat trebuie să ocupe obligatoriu o anumită funcție.

În consecință, la stabilirea persoanei responsabile trebuie urmărit nu doar titlul funcției, ci și existența pregătirii necesare și posibilitatea reală de exercitare a atribuțiilor.

Poate fi desemnat orice angajat?

Simpla existență a unui raport de muncă nu este suficientă pentru o desemnare corespunzătoare.

Persoana responsabilă primește atribuții concrete în domeniul apărării împotriva incendiilor. Pct. 5 din HG nr. 847/2022 stabilește inclusiv că persoanele responsabile instruiesc angajații în domeniul prevenirii și stingerii incendiilor, cu admiterea ulterioară la exercitarea atribuțiilor funcției.

De aceea, persoana aleasă trebuie să poată exercita în mod real aceste atribuții și să îndeplinească cerințele de pregătire prevăzute de legislație.

Desemnarea trebuie să fie clară și aplicabilă în practică

În ordin este recomandabil să fie indicate fără echivoc:

numele și prenumele persoanei → funcția → calitatea de persoană responsabilă → obiectivul/subdiviziunea pentru care este desemnată → data de la care exercită atribuțiile.

Într-o unitate cu structură complexă, formularea generică „responsabil de incendii” poate crea neclarități. Este mai util ca ordinul să precizeze concret aria de responsabilitate.

Exemplu: „Se desemnează dl/dna __________, funcția __________, în calitate de persoană responsabilă de asigurarea apărării împotriva incendiilor în cadrul __________.”

Astfel, desemnarea nu rămâne doar o formalitate administrativă, ci stabilește clar persoana și aria pentru care aceasta exercită responsabilitățile prevăzute în ordin.

5. Ce instruire și certificat trebuie să dețină persoana responsabilă?

Persoana desemnată pentru asigurarea apărării împotriva incendiilor trebuie să fie pregătită corespunzător pentru exercitarea atribuțiilor sale. Simpla emitere a ordinului de desemnare nu înlocuiește cerința privind instruirea.

Pct. 6 din Regulile generale de apărare împotriva incendiilor, aprobate prin HG nr. 847/2022, prevede expres că persoanele responsabile pentru asigurarea apărării împotriva incendiilor sunt obligate să dețină certificate privind absolvirea cursului de instruire în domeniul apărării împotriva incendiilor.

Ce prevede Legea nr. 267/1994?

Art. 11 din Legea nr. 267/1994 stabilește, pentru conducătorii, administratorii și alte persoane cu funcții de răspundere ale unităților economice, obligația de a deține certificate privind absolvirea cursului de instruire în domeniul apărării împotriva incendiilor, desfășurat în cadrul Centrului Republican de Instruire al Inspectoratului General pentru Situații de Urgență, conform programelor de instruire specializată.

Prin urmare, atunci când se desemnează persoana responsabilă, angajatorul trebuie să verifice dacă aceasta îndeplinește cerințele de instruire și certificare aplicabile.

Certificatul și ordinul sunt două documente diferite

Este important să nu fie confundate:

• certificatul confirmă absolvirea cursului de instruire în domeniul apărării împotriva incendiilor;
• ordinul confirmă desemnarea persoanei și stabilește responsabilitățile acesteia în cadrul unității.

Deținerea certificatului nu înlocuiește desemnarea prin act administrativ intern, iar emiterea ordinului nu înlocuiește obligația de instruire și certificare prevăzută de legislație.

Persoana responsabilă poate instrui angajații?

Da, cadrul normativ atribuie persoanelor responsabile un rol direct în instruirea personalului.

Potrivit pct. 5 din HG nr. 847/2022, persoanele responsabile instruiesc angajații în domeniul prevenirii și stingerii incendiilor, cu admiterea ulterioară a acestora la exercitarea atribuțiilor funcției.

Totodată, Legea nr. 267/1994 stabilește obligația de a asigura însușirea de către salariați a regulilor de apărare împotriva incendiilor și interzice admiterea la locul de muncă a persoanelor care nu au absolvit instructajul minim de prevenire și stingere a incendiilor.

Acest aspect trebuie luat în considerare și la redactarea ordinului: dacă persoanei desemnate îi revine instruirea angajaților, atribuția trebuie formulată clar.

Ce trebuie să verifice angajatorul înainte de desemnare?

Înainte de emiterea ordinului, este recomandabil să fie verificată existența certificatului corespunzător, identitatea titularului și concordanța dintre pregătirea deținută și responsabilitățile care urmează să-i fie atribuite.

În ordin poate fi indicat și certificatul persoanei desemnate, de exemplu:

„Dl/Dna __________, deținător/deținătoare al/a certificatului de absolvire a cursului de instruire în domeniul apărării împotriva incendiilor nr. ___ din ___, se desemnează persoană responsabilă pentru asigurarea apărării împotriva incendiilor…”

Această formulare permite corelarea clară a pregătirii persoanei cu desemnarea sa oficială și facilitează verificarea documentelor în cadrul controlului intern sau al supravegherii de stat.

6. Care sunt atribuțiile persoanei responsabile de apărarea împotriva incendiilor?

Atribuțiile persoanei responsabile trebuie stabilite clar prin ordin și adaptate la specificul unității, obiectivului sau subdiviziunii pentru care aceasta este desemnată.

Aceste atribuții nu trebuie formulate generic și nici copiate automat din toate obligațiile prevăzute pentru conducătorul unității. Ele trebuie să reflecte activitățile pe care persoana desemnată le poate îndeplini efectiv, în limitele responsabilităților stabilite prin actul administrativ intern.

Instruirea angajaților în domeniul prevenirii și stingerii incendiilor

Una dintre atribuțiile prevăzute expres de HG nr. 847/2022 este instruirea angajaților.

Potrivit pct. 5, persoanele responsabile instruiesc angajații în domeniul prevenirii și stingerii incendiilor, cu admiterea ulterioară la exercitarea atribuțiilor funcției. În cazul modificării specificului activității, angajații trebuie să urmeze instruirea suplimentară prevăzută de cadrul normativ.

În acest context, persoanei responsabile îi pot fi stabilite atribuții privind organizarea și efectuarea instruirilor, precum și menținerea evidenței documentelor aferente.

Urmărirea respectării măsurilor de apărare împotriva incendiilor

Persoana responsabilă trebuie să urmărească, în limitele atribuțiilor sale, respectarea regulilor și măsurilor stabilite pentru obiectivul pentru care a fost desemnată.

În practică, atribuțiile pot include verificarea respectării regimului de apărare împotriva incendiilor, identificarea situațiilor neconforme și informarea conducătorului despre deficiențele constatate și măsurile care trebuie întreprinse.

Legea nr. 267/1994 prevede obligații privind elaborarea și realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor, respectarea reglementărilor în domeniu și asigurarea regimului de protecție împotriva incendiilor.

Asigurarea documentației necesare

În funcție de responsabilitățile stabilite prin ordin, persoana desemnată poate participa la elaborarea, actualizarea, evidența și aplicarea documentelor interne privind apărarea împotriva incendiilor.

HG nr. 847/2022 prevede elaborarea instrucțiunilor privind măsurile de apărare împotriva incendiilor pentru sectoarele de lucru corespunzătoare.

Documentația concretă necesară trebuie stabilită în funcție de caracteristicile obiectivului și de cerințele aplicabile acestuia.

Informarea conducătorului despre neconformități

Persoana responsabilă trebuie să aibă posibilitatea de a comunica conducerii deficiențele constatate în domeniul apărării împotriva incendiilor.

Atunci când remedierea unei neconformități presupune alocarea resurselor financiare, efectuarea unor lucrări tehnice, achiziționarea echipamentelor sau adoptarea unei decizii care depășește competențele persoanei desemnate, aceasta trebuie să informeze conducătorul pentru luarea măsurilor corespunzătoare.

Această delimitare este importantă pentru ca ordinul să nu atribuie persoanei responsabile obligații pe care aceasta nu are autoritatea sau resursele necesare să le îndeplinească.

Ce atribuții pot fi incluse în ordin?

În funcție de specificul unității, ordinul poate prevedea pentru persoana responsabilă:

• organizarea și efectuarea instruirii angajaților în domeniul prevenirii și stingerii incendiilor;
• urmărirea respectării regulilor și instrucțiunilor de apărare împotriva incendiilor;
• participarea la elaborarea și actualizarea documentației interne;
• verificarea respectării măsurilor stabilite pentru obiectiv;
• identificarea și raportarea neconformităților;
• informarea conducătorului asupra măsurilor necesare pentru remedierea deficiențelor;
• ținerea evidențelor aferente activităților care i-au fost atribuite;
• îndeplinirea altor sarcini în domeniul apărării împotriva incendiilor, în limitele competențelor stabilite.

Atribuțiile trebuie adaptate fiecărei unități

O greșeală frecventă este includerea în ordin a unei liste foarte extinse de obligații preluate direct din legislație, fără a analiza dacă acestea îi revin efectiv persoanei desemnate.

Nu toate obligațiile prevăzute de art. 11 din Legea nr. 267/1994 trebuie transferate automat responsabilului desemnat. Articolul stabilește obligații pentru conducători, administratori și alte persoane cu funcții de răspundere, iar repartizarea concretă a atribuțiilor trebuie făcută în raport cu funcția, competențele și responsabilitățile persoanei respective.

Din acest motiv, un ordin bine întocmit trebuie să stabilească atribuții clare, realizabile și adaptate activității reale a unității, nu doar să reproducă formal prevederile legislației.

7. Ce trebuie să conțină ordinul de desemnare?

Ordinul privind desemnarea persoanei responsabile de apărarea împotriva incendiilor trebuie să fie suficient de clar pentru a identifica cine este persoana desemnată, pentru ce obiectiv răspunde și ce atribuții îi sunt stabilite.

HG nr. 847/2022 prevede numirea persoanelor responsabile printr-un act administrativ intern al conducătorului, însă prevederile analizate nu stabilesc un formular unic al ordinului.

Prin urmare, documentul poate fi adaptat structurii și activității fiecărei unități.

Elementele principale ale ordinului

Un ordin bine întocmit ar trebui să conțină cel puțin:

• denumirea unității și, după caz, datele de identificare ale acesteia;
• numărul și data ordinului;
• denumirea documentului – „Ordin privind desemnarea persoanei responsabile de asigurarea apărării împotriva incendiilor”;
• temeiul juridic în baza căruia se face desemnarea;
• numele, prenumele și funcția persoanei desemnate;
• obiectivul, clădirea, subdiviziunea sau sectorul pentru care persoana este desemnată, atunci când este necesară delimitarea responsabilităților;
• atribuțiile principale în domeniul apărării împotriva incendiilor;
• datele certificatului de instruire, dacă acestea sunt incluse în ordin;
• data intrării în vigoare sau momentul de la care persoana exercită atribuțiile;
• persoana care exercită controlul asupra executării ordinului;
• semnătura conducătorului;
• confirmarea luării la cunoștință de către persoana desemnată.

Această structură permite ca ordinul să fie ușor de înțeles și aplicat în activitatea unității.

Temeiul juridic trebuie indicat corect

În partea introductivă a ordinului pot fi indicate actele normative relevante, în special:

Legea nr. 267/1994 privind apărarea împotriva incendiilor și Hotărârea Guvernului nr. 847/2022 pentru aprobarea Regulilor generale de apărare împotriva incendiilor în Republica Moldova.

Este recomandabil să fie indicate prevederile care au legătură directă cu desemnarea și responsabilitățile stabilite prin ordin, fără încărcarea documentului cu trimiteri legislative care nu sunt relevante pentru situația concretă.

Persoana desemnată trebuie identificată fără echivoc

Formularea dispoziției trebuie să permită identificarea exactă a persoanei și a responsabilității atribuite.

De exemplu:

„Se desemnează dl/dna __________, funcția __________, în calitate de persoană responsabilă pentru asigurarea apărării împotriva incendiilor în cadrul __________.”

Dacă unitatea are mai multe obiective sau subdiviziuni, este important să fie precizat pentru care dintre acestea persoana este desemnată.

Atribuțiile trebuie formulate concret

Ordinul nu trebuie să se limiteze la formularea „se numește responsabil de incendii”.

Persoana desemnată trebuie să cunoască exact ce activități îi revin: instruirea angajaților, urmărirea respectării regulilor și instrucțiunilor, gestionarea documentației atribuite, raportarea neconformităților sau alte sarcini stabilite în limitele competențelor sale.

În același timp, trebuie evitată preluarea automată în ordin a tuturor obligațiilor prevăzute de art. 11 din Legea nr. 267/1994 pentru conducători, administratori și alte persoane cu funcții de răspundere.

Ordinul trebuie adus la cunoștința persoanei desemnate

Pentru o evidență internă clară, persoana desemnată trebuie să ia cunoștință de ordin și de atribuțiile care îi sunt stabilite.

În document poate fi prevăzut un compartiment separat:

„Cu prezentul ordin am luat cunoștință:”

Nume, prenume: ____________________
Semnătura: ____________________
Data: ____________________

Astfel, unitatea poate demonstra nu doar existența ordinului, ci și faptul că persoana desemnată a fost informată cu privire la responsabilitățile care îi revin.

Ordinul trebuie adaptat activității reale a unității

Nu este recomandată utilizarea unui model generic fără adaptare. Un ordin pentru un birou cu un singur obiectiv nu trebuie să fie identic cu documentul unei întreprinderi care deține mai multe clădiri, depozite, ateliere sau sectoare cu pericol de incendiu.

Un model de ordin este un punct de pornire, iar forma finală trebuie adaptată structurii, obiectivelor și responsabilităților existente în fiecare unitate.

8. Desemnarea responsabililor pentru mai multe obiective, clădiri sau subdiviziuni

În cazul unităților care își desfășoară activitatea în mai multe obiective, organizarea responsabilităților de apărare împotriva incendiilor trebuie să țină cont de structura reală a acestora.

Pct. 4 din HG nr. 847/2022 stabilește cerința de desemnare a persoanelor responsabile la fiecare obiectiv.

Această prevedere este relevantă pentru întreprinderile care dețin sau gestionează mai multe sedii, clădiri, depozite, ateliere, spații comerciale, sectoare de producție ori alte obiective distincte.

Este necesară o persoană diferită pentru fiecare obiectiv?

Prevederile analizate nu stabilesc că pentru fiecare obiectiv trebuie desemnată obligatoriu o persoană diferită.

Cerința esențială este ca responsabilitățile privind apărarea împotriva incendiilor să fie organizate la fiecare obiectiv și să fie clar stabilite persoanele responsabile.

Prin urmare, în funcție de structura unității, poate fi analizată desemnarea aceleiași persoane pentru mai multe obiective sau desemnarea unor persoane diferite.

Alegerea trebuie făcută astfel încât responsabilitățile stabilite prin ordin să poată fi îndeplinite efectiv.

Când este utilă desemnarea mai multor persoane?

Desemnarea mai multor persoane poate fi justificată atunci când unitatea:

• are mai multe sedii sau obiective amplasate în locații diferite;
• dispune de mai multe clădiri sau corpuri separate;
• are secții, ateliere, depozite sau subdiviziuni distincte;
• desfășoară activități diferite în cadrul aceluiași obiectiv;
• are o structură în care o singură persoană nu poate asigura în mod efectiv atribuțiile stabilite pentru toate zonele.

Numărul persoanelor desemnate trebuie, așadar, corelat cu organizarea concretă a activității, nu stabilit formal după un model standard.

Cum se delimitează responsabilitățile?

Atunci când sunt desemnate mai multe persoane, ordinul trebuie să precizeze clar aria de responsabilitate a fiecăreia.

De exemplu:

„Dl/Dna __________ se desemnează persoană responsabilă pentru asigurarea apărării împotriva incendiilor în clădirea administrativă __________.”

„Dl/Dna __________ se desemnează persoană responsabilă pentru asigurarea apărării împotriva incendiilor în depozitul __________.”

„Dl/Dna __________ se desemnează persoană responsabilă pentru asigurarea apărării împotriva incendiilor în secția __________.”

O asemenea delimitare reduce riscul suprapunerii atribuțiilor sau al apariției unor zone pentru care responsabilitatea nu este stabilită clar.

Un singur ordin sau ordine separate?

În prevederile analizate, HG nr. 847/2022 impune desemnarea prin act administrativ intern, fără a stabili că pentru fiecare persoană sau obiectiv trebuie emis obligatoriu un ordin separat.

Prin urmare, unitatea poate structura desemnarea într-un singur ordin, în care sunt enumerate persoanele și obiectivele pentru care răspund, dacă documentul rămâne clar și ușor de aplicat.

În cazul unei structuri complexe, pot fi utilizate și ordine distincte, dacă această soluție permite o delimitare mai clară a responsabilităților.

Exemplu practic

O companie care dispune de sediu administrativ, depozit și atelier poate organiza responsabilitățile astfel:

Varianta 1: o singură persoană este desemnată pentru toate cele trei obiective, dacă poate exercita efectiv atribuțiile stabilite.

Varianta 2: sunt desemnate persoane diferite pentru sediul administrativ, depozit și atelier, cu indicarea exactă în ordin a obiectivului pentru care răspunde fiecare.

Important nu este numărul formal de persoane desemnate, ci existența unei organizări clare și funcționale a responsabilităților pentru fiecare obiectiv.

Recomandare practică: pentru unitățile cu mai multe obiective, ordinul trebuie verificat împreună cu organigrama și structura reală a activității, astfel încât să fie evident cine este persoana responsabilă pentru fiecare obiectiv și să nu existe zone fără responsabilitate clar stabilită.

9. Ce documente de apărare împotriva incendiilor trebuie corelate cu ordinul?

Ordinul de desemnare a persoanei responsabile nu trebuie privit ca un document izolat. Pentru ca organizarea apărării împotriva incendiilor să funcționeze în practică, acesta trebuie corelat cu celelalte documente aplicabile unității și obiectivului.

Documentația necesară diferă în funcție de tipul obiectivului, activitățile desfășurate, numărul de persoane, existența unor sectoare cu pericol de incendiu și alte particularități ale unității.

Instrucțiunile privind măsurile de apărare împotriva incendiilor

HG nr. 847/2022 prevede elaborarea instrucțiunilor privind măsurile de apărare împotriva incendiilor pentru sectoarele de lucru cu pericol de explozie-incendiu și de incendiu.

Ordinul și instrucțiunile trebuie să fie corelate: dacă persoanei desemnate îi revine urmărirea respectării anumitor măsuri sau instruirea angajaților, atribuțiile respective trebuie să corespundă regulilor stabilite în documentația internă.

Documentele privind instruirea angajaților

Deoarece persoanele responsabile au atribuții privind instruirea angajaților în domeniul prevenirii și stingerii incendiilor, unitatea trebuie să poată documenta instruirile efectuate.

Pct. 5 din HG nr. 847/2022 stabilește că persoanele responsabile instruiesc angajații, cu admiterea ulterioară la exercitarea atribuțiilor funcției.

Prin urmare, documentele și evidențele privind instruirea trebuie să fie completate și păstrate în conformitate cu cerințele aplicabile.

Certificatul persoanei responsabile

Certificatul privind absolvirea cursului de instruire în domeniul apărării împotriva incendiilor trebuie corelat cu persoana indicată în ordin.

HG nr. 847/2022 prevede expres obligația persoanelor responsabile de a deține un asemenea certificat.

Este util ca unitatea să poată prezenta împreună:

ordinul de desemnare → certificatul persoanei desemnate → documentele privind instruirea angajaților.

Această corelare facilitează atât administrarea internă a documentației, cât și verificarea modului în care au fost organizate responsabilitățile.

Planurile de evacuare și documentele aferente

În funcție de caracteristicile obiectivului și de numărul persoanelor prezente, HG nr. 847/2022 stabilește și cerințe privind planurile de evacuare, precum și, pentru anumite obiective, instrucțiuni suplimentare privind acțiunile personalului și desfășurarea exercițiilor practice de evacuare.

Aceste documente trebuie analizate separat pentru fiecare obiectiv, deoarece obligațiile concrete depind de condițiile prevăzute de Regulile generale.

Documentele privind regimul de apărare împotriva incendiilor

Organizarea apărării împotriva incendiilor presupune și stabilirea măsurilor interne care trebuie respectate în cadrul obiectivului.

Legea nr. 267/1994 include între obligațiile relevante asigurarea apărării împotriva incendiilor și a regimului de protecție împotriva incendiilor.

Persoana desemnată trebuie să cunoască documentele interne aplicabile obiectivului și responsabilitățile care îi revin în legătură cu acestea.

Alte ordine și acte administrative interne

În funcție de structura și activitatea unității, pot exista și alte ordine sau acte administrative interne în domeniul apărării împotriva incendiilor.

Este important ca acestea să nu se contrazică între ele. Numele persoanelor, funcțiile, obiectivele și responsabilitățile stabilite trebuie să fie actualizate și corelate în întreaga documentație.

De exemplu, dacă persoana responsabilă se schimbă, nu este suficientă doar emiterea unui nou ordin dacă în celelalte documente interne continuă să fie indicată persoana anterioară.

Dosarul de apărare împotriva incendiilor trebuie adaptat unității

Nu există o listă universală de documente identică pentru toate unitățile. Documentația trebuie stabilită în funcție de cerințele legale aplicabile și de caracteristicile concrete ale fiecărui obiectiv.

Din acest motiv, ordinul de desemnare trebuie integrat în sistemul general de organizare a apărării împotriva incendiilor, împreună cu instrucțiunile, documentele de instruire, certificatele, planurile și celelalte evidențe obligatorii aplicabile unității.

Recomandare practică: documentele trebuie verificate periodic din punctul de vedere al concordanței dintre persoanele desemnate, atribuțiile acestora, obiectivele existente și situația reală din unitate. Un dosar voluminos nu înseamnă automat o organizare corectă; documentele trebuie să fie actuale, coerente și aplicabile în practică.

10. Responsabilitatea conducătorului după desemnarea persoanei responsabile

Desemnarea prin ordin a unei persoane responsabile de apărarea împotriva incendiilor nu înseamnă că toate obligațiile conducătorului sau administratorului unității sunt transferate automat asupra persoanei desemnate.

Legea nr. 267/1994 stabilește obligații în domeniul apărării împotriva incendiilor pentru conducători, administratori și alte persoane cu funcții de răspundere. Printre acestea se regăsesc organizarea și realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor, respectarea reglementărilor aplicabile, instruirea personalului și asigurarea regimului de protecție împotriva incendiilor.

În același timp, HG nr. 847/2022 impune desemnarea, prin act administrativ intern, a persoanelor responsabile pentru asigurarea apărării împotriva incendiilor.

Ce înseamnă acest lucru în practică?

Conducătorul organizează sistemul de responsabilități în cadrul unității, iar persoana desemnată exercită atribuțiile care i-au fost stabilite prin ordin, în limitele funcției și competențelor sale.

Prin urmare, trebuie făcută distincția între:

• obligațiile legale care îi revin conducătorului sau administratorului;
• atribuțiile concrete delegate persoanei responsabile prin ordin;
• obligațiile proprii ale persoanei desemnate, rezultate din funcția și responsabilitățile care îi sunt atribuite.

Această delimitare este importantă atât pentru organizarea activității, cât și pentru stabilirea clară a responsabilităților în cazul constatării unor neconformități.

Ce rămâne în responsabilitatea conducerii?

Emiterea ordinului nu trebuie privită ca o formalitate prin care conducătorul „transferă răspunderea pentru incendii” unui angajat.

Conducerea trebuie să asigure organizarea măsurilor necesare la nivelul unității și să creeze condițiile pentru ca cerințele de apărare împotriva incendiilor să poată fi respectate.

Dacă, de exemplu, remedierea unei neconformități necesită investiții, lucrări tehnice, contractarea unor servicii, achiziționarea unor mijloace sau adoptarea unei decizii care depășește competențele persoanei desemnate, simpla includere a obligației în ordin nu îi conferă acesteia automat autoritatea sau resursele necesare.

Pentru ce răspunde persoana desemnată?

Persoana responsabilă trebuie să îndeplinească atribuțiile care îi sunt stabilite în mod legal și clar prin ordin.

În funcție de conținutul actului administrativ și de specificul obiectivului, acestea pot viza instruirea angajaților, urmărirea respectării măsurilor stabilite, gestionarea documentației atribuite, identificarea neconformităților și informarea conducerii.

HG nr. 847/2022 stabilește expres inclusiv rolul persoanelor responsabile în instruirea angajaților în domeniul prevenirii și stingerii incendiilor.

De ce este importantă formularea corectă a ordinului?

Un ordin formulat prea general poate crea confuzie asupra responsabilităților.

De exemplu, formularea:

„Persoana desemnată răspunde de respectarea tuturor cerințelor legislației privind apărarea împotriva incendiilor în cadrul întreprinderii.”

este prea largă dacă nu sunt definite atribuțiile concrete și limitele în care persoana le poate exercita.

Este mai corect ca ordinul să stabilească punctual ce trebuie să facă persoana desemnată și pentru ce obiectiv sau subdiviziune răspunde.

Desemnarea nu trebuie să fie doar formală

Pentru o organizare eficientă a apărării împotriva incendiilor trebuie să existe o legătură reală între:

conducător → persoana desemnată → atribuțiile stabilite → resursele necesare → documentația internă → aplicarea măsurilor în cadrul obiectivului.

Astfel, desemnarea persoanei responsabile reprezintă un element al sistemului de organizare a apărării împotriva incendiilor, nu un mecanism prin care conducătorul este eliberat automat de obligațiile pe care legislația i le atribuie în mod direct.

11. Greșeli frecvente la desemnarea responsabilului de apărarea împotriva incendiilor

În practică, simpla existență a unui ordin nu înseamnă că desemnarea persoanei responsabile este organizată corespunzător. Problemele apar atunci când documentul este întocmit formal, nu corespunde situației reale din unitate sau nu este corelat cu pregătirea și atribuțiile persoanei desemnate.

1. Desemnarea unei persoane fără pregătirea necesară

Una dintre cele mai importante greșeli este emiterea ordinului fără verificarea pregătirii persoanei desemnate.

Pct. 6 din HG nr. 847/2022 prevede că persoanele responsabile pentru asigurarea apărării împotriva incendiilor trebuie să dețină certificate privind absolvirea cursului de instruire în domeniul apărării împotriva incendiilor.

Prin urmare, ordinul și certificatul trebuie analizate împreună, nu ca două formalități independente.

2. Ordinul nu indică exact obiectivul sau aria de responsabilitate

Formularea generică „se desemnează responsabil de incendii” poate fi insuficientă într-o unitate cu mai multe clădiri, sedii, depozite, ateliere sau subdiviziuni.

HG nr. 847/2022 raportează desemnarea persoanelor responsabile la fiecare obiectiv.

De aceea, atunci când structura unității o impune, ordinul trebuie să precizeze clar obiectivul sau subdiviziunea pentru care persoana exercită atribuțiile.

3. Atribuțiile sunt prea generale

Un ordin care stabilește doar că persoana „este responsabilă de respectarea normelor antiincendiare” nu explică suficient ce trebuie să facă aceasta în activitatea curentă.

Atribuțiile trebuie formulate concret: instruirea angajaților, urmărirea respectării măsurilor stabilite, gestionarea documentelor atribuite, raportarea neconformităților și alte sarcini corespunzătoare funcției și competențelor persoanei.

4. Transferarea tuturor obligațiilor conducătorului asupra unui angajat

O altă greșeală este copierea integrală în ordin a obligațiilor prevăzute de art. 11 din Legea nr. 267/1994 și atribuirea lor automată persoanei desemnate.

Art. 11 stabilește obligații pentru conducători, administratori și alte persoane cu funcții de răspundere, iar acestea trebuie analizate în raport cu persoana căreia îi revin efectiv.

Desemnarea unei persoane responsabile nu trebuie utilizată ca o formulă generală de transfer al tuturor obligațiilor conducerii.

5. Desemnarea unei persoane care nu poate exercita efectiv atribuțiile

Persoana poate fi indicată corect în documente și poate deține certificatul necesar, dar desemnarea rămâne problematică dacă aceasta nu are posibilitatea reală de a-și îndeplini atribuțiile.

De exemplu, trebuie analizat dacă persoana poate efectua instruirea personalului, verifica obiectivul pentru care a fost desemnată, identifica problemele și informa conducerea atunci când sunt necesare măsuri suplimentare.

Responsabilitatea trebuie să fie reală și exercitabilă, nu doar înscrisă într-un ordin.

6. Ordinul nu este actualizat după schimbarea persoanei sau structurii unității

Dacă persoana desemnată nu mai activează în unitate, își schimbă funcția sau se modifică obiectivele și structura organizațională, documentele trebuie verificate și, după caz, actualizate.

Un ordin care indică o persoană care nu mai exercită în realitate atribuțiile respective nu mai reflectă organizarea efectivă a apărării împotriva incendiilor.

7. Ordinul nu este corelat cu celelalte documente

Persoana indicată în ordin trebuie să corespundă cu informațiile relevante din celelalte documente interne.

Trebuie evitate situațiile în care ordinul indică o persoană, iar instrucțiunile, evidențele de instruire sau alte acte interne continuă să indice o altă persoană.

Documentația trebuie să formeze un sistem coerent și actualizat.

8. Persoana desemnată nu este familiarizată cu ordinul și atribuțiile sale

Emiterea documentului fără informarea persoanei desemnate reduce ordinul la o simplă formalitate.

Este recomandabil ca persoana să ia cunoștință de ordin și de atribuțiile stabilite, fapt confirmat prin semnătură și dată.

9. Utilizarea unui model standard fără adaptare

Un model de ordin descărcat de pe internet poate reprezenta un punct de pornire, dar nu trebuie utilizat automat pentru orice întreprindere.

Un birou, un depozit, un atelier și o întreprindere de producție pot avea structuri și riscuri diferite. Ordinul trebuie adaptat la obiectivul concret, persoana desemnată și responsabilitățile care pot fi exercitate în realitate.

Verificare rapidă înainte de aprobarea ordinului

Înainte de semnarea documentului, conducătorul poate verifica cinci aspecte esențiale:

Persoana este identificată corect? → Deține pregătirea necesară? → Este indicat obiectivul pentru care răspunde? → Atribuțiile sunt clare și realizabile? → Ordinul corespunde situației reale și celorlalte documente ale unității?

Dacă răspunsul este afirmativ la toate aceste întrebări, ordinul are o bază mult mai solidă pentru a fi aplicat efectiv în cadrul unității.

12. Model ordin responsabil apărare împotriva incendiilor – descărcare Word RO/RU

Pentru aplicarea practică a cerințelor prezentate mai sus, SSM Expert pune la dispoziție un model editabil de ordin privind desemnarea persoanei responsabile de asigurarea apărării împotriva incendiilor.

Modelul este conceput astfel încât să poată fi completat și adaptat în funcție de structura unității, persoana desemnată și obiectivul pentru care aceasta va exercita atribuțiile.

Documentul include principalele elemente necesare:

• datele de identificare ale unității;
• numărul și data ordinului;
• temeiul juridic;
• numele și funcția persoanei desemnate;
• datele privind certificatul de instruire;
• obiectivul sau aria de responsabilitate;
• atribuțiile persoanei responsabile;
• data intrării în vigoare;
• controlul executării ordinului;
• semnătura conducătorului;
• confirmarea luării la cunoștință de către persoana desemnată.

Modelul urmează structura utilizată de SSM Expert pentru ordinele interne, cu identificarea unității, temeiul juridic, partea dispozitivă, atribuțiile și confirmarea luării la cunoștință.

Descarcă modelul în format Word

Pentru a facilita utilizarea documentului în cadrul întreprinderii, modelul este disponibil în două versiuni:

🇷🇴 Română – Descarcă modelul de ordin în format Word (.docx)

🇷🇺 Русский – Скачать образец приказа в формате Word (.docx)

Fișierul Word poate fi completat cu datele unității, numele persoanei desemnate, funcția, datele certificatului și obiectivul pentru care aceasta este responsabilă.

Cum se utilizează modelul?

Înainte de semnarea ordinului:

1. completați datele de identificare ale unității;
2. introduceți numele și funcția persoanei desemnate;
3. verificați existența certificatului de instruire corespunzător;
4. indicați clar obiectivul sau subdiviziunea pentru care persoana este desemnată;
5. adaptați atribuțiile la activitatea reală a unității;
6. eliminați prevederile care nu sunt aplicabile;
7. documentul se semnează de conducător și se aduce la cunoștința persoanei desemnate.

Important: modelul are caracter orientativ și trebuie adaptat particularităților fiecărei unități. Utilizarea unui model nu înlocuiește analiza cerințelor legale aplicabile obiectivului concret.

Aveți nevoie de adaptarea ordinului pentru întreprinderea dvs.?

SSM Expert oferă suport pentru organizarea apărării împotriva incendiilor, elaborarea și verificarea documentației interne și adaptarea modelelor de acte la specificul activității întreprinderii.

Pentru companiile cu mai multe sedii, depozite, spații comerciale, ateliere sau alte obiective, documentația poate fi structurată individual, cu delimitarea clară a responsabilităților pentru fiecare obiectiv.

14. Asistență pentru organizarea apărării împotriva incendiilor – SSM Expert

Organizarea corectă a apărării împotriva incendiilor presupune mai mult decât emiterea unui singur ordin. Documentele, responsabilitățile persoanelor desemnate și măsurile aplicate trebuie să fie adaptate activității și particularităților fiecărui obiectiv.

SSM Expert oferă suport întreprinderilor și instituțiilor din Republica Moldova pentru organizarea și documentarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.

În funcție de necesitățile unității, vă putem ajuta cu:

• analiza documentației existente în domeniul apărării împotriva incendiilor;
• elaborarea și actualizarea ordinelor și documentelor interne;
• elaborarea instrucțiunilor privind măsurile de apărare împotriva incendiilor;
• organizarea documentației privind instruirea angajaților;
• elaborarea schemelor și planurilor de evacuare, după caz;
• identificarea neconformităților și stabilirea măsurilor necesare pentru remedierea acestora;
• consultanță privind organizarea apărării împotriva incendiilor la sedii, oficii, depozite, spații comerciale, ateliere și alte obiective.

Aveți nevoie de verificarea documentației?

Dacă nu sunteți sigur dacă ordinul de desemnare este întocmit corect sau dacă documentația de apărare împotriva incendiilor a întreprinderii este completă și actualizată, specialiștii SSM Expert vă pot ajuta să identificați documentele și măsurile aplicabile obiectivului dumneavoastră.

SSM Expert – securitate, prevenire și documentație adaptată activității reale a întreprinderii.

Solicitați o consultație sau transmiteți-ne documentația existentă pentru o evaluare preliminară.

Scris de Ion Darii
Director SSM Expert, specialist SSM, PSI și protecție civilă, formator în domeniul securității și sănătății în muncă.

Experiență profesională: din 2011
Formare: UTM – Inginerie antiincendiară și protecție civilă
Profil autor: Ion Darii →