Registrul de înregistrare a instrucțiunilor de securitate și sănătate în muncă: model, completare și explicații
Registrul de înregistrare a instrucțiunilor de securitate și sănătate în muncă este documentul utilizat pentru evidența instrucțiunilor SSM elaborate, aprobate și aplicate în cadrul unei întreprinderi sau instituții.
Prin intermediul acestui registru, angajatorul poate demonstra că instrucțiunile de securitate și sănătate în muncă au fost înregistrate oficial și că documentația SSM este gestionată în mod organizat.
Registrul se întocmește conform anexei nr. 8 la Regulamentul aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 95 din 5 februarie 2009, cu modificările ulterioare.
Important: acest registru nu este același document cu registrul de instruire a angajaților. Registrul de înregistrare a instrucțiunilor evidențiază instrucțiunile elaborate și aprobate, în timp ce registrul de instruire confirmă instruirea concretă a lucrătorilor.
Cuprins
- Ce este registrul de înregistrare a instrucțiunilor SSM
- Temeiul legal
- De ce este necesar registrul
- Cine completează registrul
- Ce instrucțiuni se înregistrează
- Structura registrului
- Cum se completează corect
- Model de completare
- Ce se face la modificarea instrucțiunilor
- Corectarea greșelilor în registru
- Greșeli frecvente
- Întrebări frecvente
- Modelul registrului pentru descărcare
1. Ce este Registrul de înregistrare a instrucțiunilor SSM?
Registrul de înregistrare a instrucțiunilor SSM este o evidență oficială în care sunt înscrise instrucțiunile de securitate și sănătate în muncă aprobate pentru ocupațiile, lucrările, echipamentele și locurile de muncă din unitate.
Instrucțiunea SSM este un document care stabilește cerințele de securitate pe care lucrătorii trebuie să le respecte în timpul desfășurării activității.
Registrul permite identificarea:
- numărului de ordine al instrucțiunii;
- ordinului prin care aceasta a fost aprobată;
- denumirii exacte a instrucțiunii;
- persoanei care a efectuat înregistrarea;
- existenței unei evidențe organizate a documentației SSM.
2. Temeiul legal
Cerințele referitoare la registru sunt prevăzute în Regulamentul privind modul de organizare a activităților de protecție a lucrătorilor la locul de muncă și prevenire a riscurilor profesionale, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 95/2009.
Conform pct. 76 din Regulament:
Instrucțiunile se elaborează pentru toate ocupațiile și lucrările desfășurate în unitate, ținând seama de particularitățile acestora și ale locurilor de muncă sau posturilor de lucru.
Conform pct. 77, textul instrucțiunilor trebuie să fie format din cerințe clare, distincte și concise, care să excludă interpretările diferite.
Conform pct. 78, instrucțiunile trebuie reexaminate în următoarele cazuri:
- apar acte normative noi în domeniul securității și sănătății în muncă;
- se modifică procesul tehnologic;
- se schimbă condițiile de muncă;
- sunt introduse echipamente de muncă noi;
- are loc o situație de avarie;
- se produce un accident de muncă din cauza unor deficiențe ale instrucțiunii.
Conform pct. 79:
Instrucțiunile se înregistrează într-un registru, conform anexei nr. 8 la prezentul Regulament, se multiplică într-un număr necesar și se acordă muncitorilor.
Actul normativ poate fi consultat în Registrul de stat al actelor juridice al Republicii Moldova.
3. De ce este necesar registrul?
Registrul este necesar pentru organizarea și verificarea documentației SSM.
Acesta contribuie la:
- evidența instrucțiunilor aprobate;
- identificarea documentelor aplicabile fiecărui loc de muncă;
- prevenirea utilizării instrucțiunilor neaprobate;
- urmărirea actualizării documentației;
- demonstrarea îndeplinirii cerințelor legale;
- pregătirea documentelor pentru controale;
- stabilirea responsabilității pentru înregistrarea instrucțiunilor.
Lipsa registrului sau completarea necorespunzătoare a acestuia poate indica faptul că documentația SSM nu este ținută într-un mod sistematic.
Totuși, existența registrului nu este suficientă. Instrucțiunile înscrise trebuie să fie:
- aprobate de angajator;
- adaptate activității reale;
- disponibile lucrătorilor;
- actualizate atunci când apar modificări;
- explicate lucrătorilor în cadrul instruirii.
4. Cine completează registrul?
Registrul poate fi completat de:
- lucrătorul desemnat pentru activitățile de protecție și prevenire;
- specialistul sau lucrătorul serviciului intern de protecție și prevenire;
- reprezentantul serviciului extern de protecție și prevenire;
- o altă persoană desemnată prin ordinul angajatorului.
Persoana responsabilă trebuie să cunoască documentația SSM a unității și să dispună de informații despre instrucțiunile aprobate.
Dacă unitatea beneficiază de servicii externe SSM, responsabilitățile privind elaborarea, aprobarea, înregistrarea și păstrarea instrucțiunilor trebuie stabilite clar în contract și în actele interne ale unității.
5. Ce instrucțiuni se înregistrează?
În registru se înscriu instrucțiunile de securitate și sănătate în muncă elaborate pentru activitățile reale ale unității.
În funcție de specificul întreprinderii, pot fi înregistrate instrucțiuni pentru:
- ocupații și funcții;
- lucrări și procese tehnologice;
- utilizarea echipamentelor de muncă;
- activități cu risc profesional;
- manipularea și transportarea manuală a sarcinilor;
- lucrări la înălțime;
- lucrări de întreținere și reparații;
- utilizarea substanțelor chimice;
- activități de încărcare și descărcare;
- exploatarea utilajelor;
- deplasarea în incinta unității;
- acordarea primului ajutor în caz de accidentare.
Exemple de denumiri:
- „Instrucțiune de securitate și sănătate în muncă pentru lucrătorii administrativi”;
- „Instrucțiune SSM pentru conducătorii auto”;
- „Instrucțiune SSM la efectuarea lucrărilor de încărcare și descărcare”;
- „Instrucțiune SSM la utilizarea echipamentului de calcul”;
- „Instrucțiune SSM pentru lucrări la înălțime”;
- „Instrucțiune SSM la exploatarea mașinilor și utilajelor”.
Nu este corect ca în registru să fie înscrise doar denumiri generale precum „Instrucțiune SSM” sau „Instrucțiune pentru angajați”. Denumirea trebuie să identifice clar activitatea, ocupația sau echipamentul la care se referă documentul.
6. Structura registrului
Modelul din anexa nr. 8 conține următoarele rubrici:
Numărul de înregistrare
Se indică numărul consecutiv al instrucțiunii.
Exemplu:
1, 2, 3, 4.
Numerotarea trebuie să fie consecutivă și să nu se repete.
Numărul și data ordinului
Se indică ordinul prin care instrucțiunea a fost aprobată sau pusă în aplicare.
Exemplu:
Ordinul nr. 15 din 03.09.2026
Este important ca numărul și data din registru să corespundă exact ordinului existent în documentația unității.
Denumirea instrucțiunii
Se înscrie denumirea completă și exactă a instrucțiunii.
Denumirea din registru trebuie să fie identică cu titlul de pe documentul aprobat.
Numele, prenumele și semnătura persoanei care a înregistrat instrucțiunea
Se indică persoana care a efectuat înregistrarea.
Exemplu:
Ion Darii – semnătura
7. Cum se completează corect registrul?
Completarea registrului se efectuează după aprobarea instrucțiunii prin ordinul angajatorului.
Ordinea recomandată este următoarea:
- se identifică ocupațiile, lucrările și echipamentele existente;
- se elaborează instrucțiunea SSM;
- se verifică dacă instrucțiunea corespunde riscurilor reale;
- instrucțiunea se aprobă prin ordin;
- instrucțiunea se înscrie în registru;
- documentul se multiplică sau se pune la dispoziția lucrătorilor;
- lucrătorii sunt informați și instruiți;
- instrucțiunea se păstrează într-un loc accesibil.
Registrul trebuie completat lizibil, fără spații nejustificate și fără utilizarea unor denumiri prescurtate care pot crea confuzii.
8. Model de completare
| Nr. crt. | Numărul și data ordinului | Denumirea instrucțiunii | Numele, prenumele și semnătura persoanei care a înregistrat instrucțiunea |
|---|---|---|---|
| 1 | Ordinul nr. 15 din 03.09.2026 | Instrucțiune de securitate și sănătate în muncă pentru lucrătorii administrativi | Ion Darii, semnătura |
| 2 | Ordinul nr. 16 din 03.09.2026 | Instrucțiune SSM pentru conducătorii auto | Ion Darii, semnătura |
| 3 | Ordinul nr. 17 din 03.09.2026 | Instrucțiune SSM la efectuarea lucrărilor de încărcare și descărcare | Ion Darii, semnătura |
| 4 | Ordinul nr. 18 din 03.09.2026 | Instrucțiune SSM la utilizarea echipamentului de calcul | Ion Darii, semnătura |
| 5 | Ordinul nr. 19 din 03.09.2026 | Instrucțiune SSM pentru lucrări la înălțime | Ion Darii, semnătura |
9. Ce se face atunci când instrucțiunea este modificată?
În cazul modificării unor prevederi importante, instrucțiunea trebuie reexaminată și aprobată într-o versiune nouă.
Se recomandă următoarea procedură:
- se analizează modificările necesare;
- se elaborează versiunea actualizată;
- se indică versiunea și data documentului;
- se aprobă instrucțiunea prin ordin;
- se înregistrează documentul actualizat;
- se retrage versiunea veche;
- lucrătorii sunt informați cu privire la modificări.
În registru poate fi inclusă o mențiune suplimentară, dacă formularul permite:
Versiunea revizuită înlocuiește instrucțiunea nr. 3 din 12.04.2024.
Dacă instrucțiunea actualizată este înregistrată ca document nou, trebuie păstrată trasabilitatea față de versiunea precedentă.
10. Cum se efectuează corectările în registru?
Dacă se comite o eroare la completare, informația greșită nu trebuie ștearsă complet și nu trebuie acoperită cu corector.
Procedura recomandată:
- informația greșită se barează cu o singură linie;
- textul inițial trebuie să rămână lizibil;
- se înscrie informația corectă;
- corectarea se confirmă prin semnătura persoanei responsabile;
- se indică data corectării, dacă este necesar.
În cazul unor erori numeroase sau al deteriorării registrului, se poate întocmi un registru nou, cu păstrarea celui precedent în arhiva unității.
11. Cum se păstrează registrul?
Registrul se păstrează împreună cu documentația SSM a unității, într-un loc cunoscut și accesibil persoanelor responsabile.
Pentru o evidență corespunzătoare, se recomandă ca:
- paginile să fie numerotate;
- registrul să fie întocmit într-o formă durabilă;
- înscrierile să fie efectuate cu aceeași logică de numerotare;
- documentele înregistrate să fie păstrate în dosarul SSM;
- instrucțiunile abrogate sau înlocuite să fie arhivate;
- accesul la registru să fie limitat persoanelor responsabile.
Dacă se utilizează o evidență electronică, aceasta trebuie să permită identificarea documentelor, păstrarea istoricului modificărilor și prezentarea informațiilor la necesitate.
12. Greșeli frecvente
Cele mai frecvente greșeli sunt:
- lipsa registrului;
- înregistrarea instrucțiunilor fără ordin de aprobare;
- lipsa semnăturii persoanei responsabile;
- repetarea numerelor de înregistrare;
- denumiri incomplete sau neclare;
- înscrierea unor instrucțiuni care nu corespund activității reale;
- păstrarea unor instrucțiuni depășite;
- lipsa actualizării după modificarea procesului tehnologic;
- utilizarea aceluiași model de instrucțiune pentru activități cu riscuri diferite;
- confundarea registrului de instrucțiuni cu registrul de instruire;
- modificarea instrucțiunilor fără emiterea unui ordin;
- folosirea corectorului sau ștergerea înscrierilor;
- lipsa accesului lucrătorilor la instrucțiunile aplicabile.
13. Întrebări frecvente
Este obligatoriu Registrul de înregistrare a instrucțiunilor SSM?
Da. Pct. 79 din Regulamentul aprobat prin HG nr. 95/2009 prevede înregistrarea instrucțiunilor într-un registru conform anexei nr. 8.
Se înregistrează fiecare instrucțiune separat?
Da. Fiecare instrucțiune trebuie să primească un număr distinct de înregistrare.
Se înregistrează instrucțiunile PSI în acest registru?
Registrul analizat este destinat instrucțiunilor de securitate și sănătate în muncă. Instrucțiunile privind apărarea împotriva incendiilor se recomandă a fi evidențiate separat, conform documentației PSI a unității.
Cine semnează în registru?
Semnează lucrătorul desemnat, lucrătorul serviciului intern sau reprezentantul serviciului de protecție și prevenire care a efectuat înregistrarea.
Este suficient să existe instrucțiunea, fără să fie înregistrată?
Nu. Conform pct. 79 din Regulament, instrucțiunile trebuie înregistrate într-un registru conform anexei nr. 8.
Trebuie lucrătorii să semneze în acest registru?
Nu. În acest registru semnează persoana care înregistrează instrucțiunea. Confirmarea instruirii lucrătorilor se efectuează în documentele de instruire SSM corespunzătoare.
Cât timp se păstrează registrul?
Registrul se păstrează potrivit regulilor de arhivare și nomenclatorului documentelor aplicabil unității. Registrul vechi nu trebuie distrus doar pentru că a fost deschis unul nou; acesta trebuie arhivat conform procedurilor interne.
Poate fi utilizat un registru cu rubrici suplimentare?
Da, dacă rubricile suplimentare ajută la evidența documentelor și nu afectează informațiile prevăzute de modelul oficial.
Concluzie
Registrul de înregistrare a instrucțiunilor de securitate și sănătate în muncă este o componentă importantă a documentației SSM.
Completarea corectă a registrului presupune:
- înregistrarea fiecărei instrucțiuni;
- indicarea ordinului de aprobare;
- înscrierea denumirii complete;
- semnătura persoanei responsabile;
- actualizarea evidenței la revizuirea documentelor;
- păstrarea instrucțiunilor într-o formă organizată și accesibilă.
Registrul trebuie să reflecte situația reală din unitate. Nu este suficientă existența unui formular completat formal — instrucțiunile înscrise trebuie să fie aplicabile activității și aduse la cunoștința lucrătorilor.
Descarcă modelul Registrului de înregistrare a instrucțiunilor SSM
[DESCARCĂ MODELUL DOCUMENTULUI →]
Modelul este elaborat conform anexei nr. 8 la Regulamentul aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 95/2009.
Pentru elaborarea instrucțiunilor SSM, organizarea documentației și verificarea conformității unității, puteți solicita suportul specialiștilor SSM Expert.
Autorul articolului
Ion Darii este Director SSM Expert și specialist în domeniul securității și sănătății în muncă, apărării împotriva incendiilor și protecției civile, cu experiență profesională în domeniu din anul 2011.
Date de contact SSM Expert
SSM Expert SRL
Chișinău, str. Vasile Alecsandri 84, etajul 2
Telefon: 068 11 84 55 | 068 82 15 72
Director: Ion Darii