Una dintre cele mai frecvente întrebări adresate de administratori, directori, antreprenori și specialiști în resurse umane este:

„Ce documente privind securitatea și sănătatea în muncă trebuie să dețină obligatoriu compania mea?”

Este o întrebare justificată. Indiferent dacă administrați o societate comercială, o instituție publică, un cabinet medical, un magazin, un restaurant sau o companie IT, legislația Republicii Moldova stabilește obligații clare privind organizarea activităților de securitate și sănătate în muncă (SSM).

Mulți angajatori consideră că documentația SSM este necesară doar pentru întreprinderile de producție sau pentru activitățile cu risc ridicat. În realitate, obligațiile privind securitatea și sănătatea în muncă se aplică în toate domeniile de activitate, atât publice, cât și private.

În acest articol vom explica:

• cine este obligat să dețină documentația SSM;
• ce documente sunt obligatorii;
• care este rolul fiecărui document;
• ce prevede legislația;
• ce sancțiuni pot fi aplicate în cazul lipsei documentelor.

Ce este securitatea și sănătatea în muncă (SSM)?

Securitatea și sănătatea în muncă reprezintă ansamblul măsurilor organizatorice, tehnice, juridice și medicale adoptate pentru protejarea vieții, sănătății și integrității fizice și psihice a lucrătorilor în timpul desfășurării activității profesionale.

Scopul principal al sistemului SSM este:

• prevenirea accidentelor de muncă;
• prevenirea bolilor profesionale;
• reducerea riscurilor profesionale;
• crearea unui mediu de muncă sigur și sănătos.

Legea nr. 186/2008 definește securitatea și sănătatea în muncă ca ansamblul activităților, măsurilor, procedurilor și mijloacelor destinate asigurării celor mai bune condiții de lucru pentru apărarea vieții și sănătății lucrătorilor.

Care este baza legală?

În Republica Moldova, organizarea activităților SSM este reglementată în principal prin:

• Legea nr. 186/2008 privind securitatea și sănătatea în muncă;
• Hotărârea Guvernului nr. 95/2009, care aprobă actele normative privind implementarea Legii nr. 186/2008;
• Codul muncii al Republicii Moldova;
• Codul contravențional;
• alte acte normative specifice anumitor domenii de activitate.

Aceste acte stabilesc obligațiile angajatorului, drepturile lucrătorilor și măsurile care trebuie implementate pentru prevenirea accidentelor și îmbolnăvirilor profesionale.

Cine este obligat să dețină documentația SSM?

Una dintre cele mai răspândite concepții greșite este că doar întreprinderile mari trebuie să organizeze activitatea SSM.

În realitate, Legea nr. 186/2008 se aplică în toate domeniile de activitate, atât publice, cât și private, și se aplică angajatorilor și lucrătorilor, cu excepțiile expres prevăzute de lege.

Aceasta înseamnă că obligațiile privind securitatea și sănătatea în muncă pot reveni, de exemplu:

• societăților cu răspundere limitată (SRL);
• societăților pe acțiuni (SA);
• întreprinderilor individuale;
• instituțiilor publice;
• autorităților administrației publice;
• cabinetelor medicale;
• clinicilor;
• farmaciilor;
• magazinelor;
• restaurantelor;
• hotelurilor;
• companiilor IT;
• firmelor de construcții;
• unităților de producție;
• instituțiilor de învățământ;
• organizațiilor necomerciale.

Obligațiile concrete diferă în funcție de activitatea desfășurată și de riscurile profesionale identificate, însă principiul este același: fiecare angajator trebuie să organizeze măsurile necesare pentru protejarea lucrătorilor.

De ce este importantă documentația SSM?

Mulți angajatori percep documentele SSM doar ca o formalitate administrativă.

În realitate, acestea reprezintă fundamentul sistemului de prevenire și protecție al companiei.

O documentație bine întocmită permite:

• identificarea riscurilor înainte de producerea accidentelor;
• stabilirea responsabilităților fiecărui lucrător;
• organizarea corectă a instruirii personalului;
• planificarea măsurilor de prevenire;
• demonstrarea conformității în cazul controalelor;
• reducerea riscului de accidente de muncă și boli profesionale.

Documentele nu trebuie privite ca simple formulare, ci ca instrumente de management al riscurilor.

Care sunt obligațiile generale ale angajatorului?

Legea nr. 186/2008 stabilește că angajatorul este obligat să asigure securitatea și sănătatea lucrătorilor sub toate aspectele legate de activitatea desfășurată.

În vederea îndeplinirii acestei obligații, angajatorul trebuie, printre altele:

• să aplice actele normative relevante în domeniul SSM;
• să adopte acte interne atunci când este necesar;
• să prevină riscurile profesionale;
• să organizeze instruirea lucrătorilor;
• să asigure informarea personalului;
• să pună la dispoziție mijloacele necesare pentru protecția lucrătorilor.

Toate aceste măsuri trebuie reflectate prin documente și evidențe specifice.

Documentația SSM înseamnă mai mult decât un dosar cu acte

O greșeală frecventă este achiziționarea unui „dosar SSM standard”, care apoi este arhivat și nu mai este actualizat.

În practică, documentația trebuie:

• să fie adaptată activității reale a companiei;
• să reflecte riscurile existente;
• să fie cunoscută și aplicată de lucrători;
• să fie revizuită atunci când apar modificări ale activității, echipamentelor, tehnologiilor sau legislației.

Un sistem SSM eficient nu înseamnă doar existența unor documente, ci implementarea efectivă a măsurilor pe care acestea le prevăd.

1. Ordinul privind organizarea activităților de securitate și sănătate în muncă

Acesta este unul dintre primele documente care trebuie întocmite.

Prin ordin se stabilește modul în care este organizată activitatea de securitate și sănătate în muncă în cadrul companiei.

În funcție de situație, angajatorul poate:

• desemna unul sau mai mulți lucrători pentru activitățile de prevenire și protecție;
• organiza un serviciu intern de prevenire și protecție;
• contracta un serviciu extern de prevenire și protecție.

Legea nr. 186/2008 prevede că angajatorul trebuie să organizeze activitățile de protecție și prevenire prin unul sau mai mulți lucrători desemnați ori prin servicii interne sau externe de prevenire și protecție.

2. Stabilirea atribuțiilor în domeniul SSM

Fiecare persoană implicată trebuie să cunoască exact responsabilitățile pe care le are.

Aceste atribuții se stabilesc prin:

• regulament intern;
• regulament privind organizarea activităților SSM;
• fișa postului.

De regulă, atribuții specifice au:

• administratorul;
• lucrătorul desemnat;
• conducătorii locurilor de muncă;
• specialiștii;
• lucrătorii.

Această delimitare clară contribuie la evitarea situațiilor în care responsabilitățile nu sunt asumate sau sunt interpretate diferit.

3. Certificatele de instruire în domeniul SSM

Compania trebuie să se asigure că persoanele care desfășoară activități cu responsabilități în domeniul securității și sănătății în muncă dețin pregătirea necesară.

În funcție de atribuții, pot fi necesare:

• certificat de instruire SSM Nivelul I;
• certificat de instruire SSM Nivelul II;
• certificat pentru acordarea primului ajutor.

Instruirea se efectuează conform condițiilor stabilite de Legea nr. 186/2008 și HG nr. 95/2009.

4. Evaluarea riscurilor profesionale

Acesta este unul dintre cele mai importante documente din întregul sistem SSM.

De fapt, toate celelalte măsuri de prevenire pornesc de la evaluarea riscurilor.

Legea obligă angajatorul să evalueze riscurile profesionale existente la locurile de muncă, inclusiv la alegerea echipamentelor, a substanțelor utilizate și la amenajarea locurilor de muncă.

Un dosar complet privind evaluarea riscurilor include, de regulă:

• ordinul privind efectuarea evaluării;
• metodologia utilizată;
• fișele de evaluare pentru fiecare funcție și loc de muncă;
• concluziile evaluării;
• dovada informării lucrătorilor.

Evaluarea trebuie revizuită atunci când apar modificări importante în activitatea companiei, în tehnologiile utilizate sau în organizarea muncii.

5. Planul anual de prevenire și protecție

După identificarea riscurilor profesionale, acestea trebuie gestionate.

Acest lucru se realizează prin planul anual de prevenire și protecție.

În plan sunt stabilite:

• măsurile care trebuie implementate;
• termenele de realizare;
• persoanele responsabile;
• resursele necesare.

Planul transformă concluziile evaluării riscurilor într-un program concret de acțiuni.

6. Instrucțiunile proprii de securitate și sănătate în muncă

Instrucțiunile SSM explică modul corect și sigur de desfășurare a activităților.

Ele trebuie elaborate pentru:

• fiecare funcție;
• fiecare profesie;
• fiecare tip de lucrare;
• fiecare activitate cu risc.

Instrucțiunile trebuie adaptate activității reale a companiei și revizuite atunci când apar modificări tehnologice sau legislative.

7. Registrul de evidență a instrucțiunilor SSM

Acest registru permite:

• înregistrarea instrucțiunilor elaborate;
• urmărirea modificărilor;
• evidența versiunilor aprobate.

În cazul unui control, registrul demonstrează că instrucțiunile au fost gestionate în mod organizat.

8. Fișele personale de instruire in domeniul SSM

Fiecare lucrător trebuie să fie instruit.

Nu este suficient ca instruirea să fie efectuată; aceasta trebuie și documentată.

Fișa personala reprezintă dovada că lucrătorul:

• a participat la instruire;
• a primit informațiile necesare;
• a luat cunoștință de obligațiile sale.

9. Registrele obligatorii

În funcție de activitatea desfășurată, pot fi necesare unul sau mai multe registre.

Cele mai întâlnite sunt:

• registrul de instruire privind apărarea împotriva incendiilor;
• registrul pentru grupa I de electrosecuritate;
• registrul de evidență a echipamentului individual de protecție;
• registrul accidentelor de muncă.

Aceste registre asigură trasabilitatea activităților și permit verificarea modului în care angajatorul își îndeplinește obligațiile.

10. Planul de acțiune în caz de pericol grav și imediat

Orice companie trebuie să fie pregătită pentru situații de urgență.

Planul stabilește:

• cine coordonează intervenția;
• cine acordă primul ajutor;
• cine anunță serviciile de urgență;
• cum se realizează evacuarea;
• cum sunt protejați lucrătorii.

Acest document trebuie cunoscut de personal și aplicat în practică.

11. Documentele privind echipamentul individual de protecție

Atunci când evaluarea riscurilor indică necesitatea utilizării echipamentului individual de protecție (EIP), angajatorul trebuie să organizeze și evidența acestuia.

În practică, documentația poate include:

• lista echipamentelor necesare;
• normele interne privind acordarea EIP;
• registrul de distribuire;
• procese-verbale de predare-primire.

Aceste documente demonstrează că lucrătorii au primit echipamentul adecvat și au fost informați cu privire la utilizarea acestuia.

12. Documentele privind supravegherea sănătății lucrătorilor

În funcție de riscurile profesionale identificate, compania trebuie să organizeze examenele medicale obligatorii.

Documentele pot include:

• fișele de solicitare;
• fișele de aptitudine;
• listele nominale;
• evidența examenelor medicale;
• recomandările medicului de medicina muncii.

Aceste documente sunt esențiale pentru demonstrarea conformității cu cerințele privind supravegherea sănătății.

Ce verifică Inspectoratul de Stat al Muncii?

Una dintre cele mai mari preocupări ale angajatorilor este controlul efectuat de Inspectoratul de Stat al Muncii (ISM).

Conform Legii nr. 186/2008, controlul aplicării legislației privind securitatea și sănătatea în muncă este exercitat de Inspectoratul de Stat al Muncii, iar activitățile de control se desfășoară potrivit legislației privind controlul de stat asupra activității de întreprinzător.

În timpul unui control, inspectorii nu verifică doar existența documentelor, ci și dacă acestea sunt aplicate în practică.

Ce documente sunt solicitate cel mai frecvent?

În funcție de specificul activității, inspectorii pot solicita:

• ordinul privind organizarea activităților SSM;
• documentele privind desemnarea persoanelor responsabile;
• certificatele de instruire SSM;
• evaluarea riscurilor profesionale;
• planul de prevenire și protecție;
• instrucțiunile proprii SSM;
• fișele individuale de instruire;
• registrele obligatorii;
• documentele privind acordarea echipamentului individual de protecție;
• documentele privind supravegherea sănătății lucrătorilor;
• documentele privind cercetarea accidentelor de muncă, dacă este cazul.

În multe situații, inspectorii verifică și dacă documentele corespund activității desfășurate efectiv în companie.

Cele mai frecvente greșeli întâlnite în companii

Din experiența practică, cele mai întâlnite neconformități sunt:

1. Documente copiate de pe internet

Multe companii utilizează modele standard care nu au legătură cu activitatea desfășurată.

Aceste documente nu reflectă riscurile reale și pot fi considerate necorespunzătoare.

2. Evaluarea riscurilor nu este actualizată

Au fost schimbate:

• utilajele;
• procesul tehnologic;
• sediul;
• numărul de angajați;

dar evaluarea riscurilor a rămas aceeași.

Acest lucru reprezintă una dintre cele mai frecvente neconformități.

3. Instrucțiuni generale

Instrucțiunile trebuie elaborate pentru activitățile concrete desfășurate în companie.

O instrucțiune generică nu oferă protecția necesară lucrătorilor.

4. Lipsa dovezii instruirii

Mulți angajatori afirmă că au instruit personalul, însă nu pot demonstra acest lucru prin documente.

În lipsa dovezilor, instruirea poate fi considerată neefectuată.

5. Fișe de instruire incomplete

Printre greșelile frecvente se numără:

• lipsa semnăturilor;
• date incomplete;
• rubrici necompletate;
• instruiri înregistrate cu întârziere.

6. Lipsa examenelor medicale

Pentru activitățile în care legislația impune supravegherea sănătății, lipsa documentelor medicale constituie o neconformitate.

7. Lipsa planului anual de prevenire

Unele companii efectuează evaluarea riscurilor, dar nu elaborează planul de măsuri.

În practică, cele două documente trebuie să funcționeze împreună.

Ce sancțiuni riscă angajatorul?

Codul contravențional al Republicii Moldova sancționează o serie de încălcări ale legislației privind securitatea și sănătatea în muncă.

Printre acestea se numără:

• neevaluarea riscurilor profesionale;
• lipsa documentelor obligatorii;
• neinformarea lucrătorilor;
• lipsa instruirii;
• admiterea la muncă fără pregătirea necesară;
• lipsa examenelor medicale obligatorii;
• neacordarea echipamentului individual de protecție;
• lipsa măsurilor privind primul ajutor și evacuarea;
• nerespectarea obligațiilor privind sistemele de protecție.

Aceste fapte pot fi sancționate cu amenzi aplicabile atât persoanelor cu funcție de răspundere, cât și persoanelor juridice.

Care sunt amenzile?

Conform art. 55³ din Codul contravențional:

Pentru persoana cu funcție de răspundere

100–200 unități convenționale

Pentru persoana juridică

250–400 unități convenționale

În cazul în care încălcările sunt săvârșite asupra minorilor, sancțiunile sunt mai severe.

De asemenea, necomunicarea, necercetarea sau neraportarea accidentelor de muncă este sancționată distinct.

Pe lângă amenzi, autoritățile pot dispune măsuri obligatorii de remediere și pot solicita eliminarea neconformităților constatate.

De ce este mai ieftină prevenția decât sancțiunea?

Mulți angajatori încep să organizeze activitatea SSM doar după primul control.

În realitate, costul implementării unui sistem SSM este, de cele mai multe ori, semnificativ mai mic decât costurile generate de:

• amenzi;
• accidente de muncă;
• întreruperea activității;
• litigii cu angajații;
• creșterea costurilor de asigurare;
• afectarea imaginii companiei.

SSM trebuie privită ca o investiție în continuitatea afacerii și în protejarea resurselor umane.

Cum vă pregătiți pentru un control?

O companie bine organizată ar trebui să efectueze periodic o verificare internă.

Este recomandat să se confirme că:

✅ documentele sunt actualizate;

✅ evaluarea riscurilor reflectă activitatea actuală;

✅ planul de prevenire este implementat;

✅ lucrătorii sunt instruiți;

✅ fișele de instruire sunt completate;

✅ examenele medicale sunt valabile;

✅ echipamentul individual de protecție este acordat și utilizat;

✅ măsurile stabilite în urma evaluării riscurilor sunt aplicate.

Această verificare reduce semnificativ riscul identificării unor neconformități în timpul controlului.

Auditul intern – o soluție recomandată

Tot mai multe companii aleg să efectueze un audit intern înaintea unui control oficial.

Un audit profesionist permite:

• identificarea documentelor lipsă;
• actualizarea actelor expirate;
• corectarea neconformităților;
• verificarea modului de organizare a activității SSM;
• reducerea riscului de sancțiuni.

Auditul reprezintă o măsură preventivă și poate contribui la îmbunătățirea continuă a sistemului de management al securității și sănătății în muncă.

Întrebări frecvente (FAQ)

1. Dacă am un singur angajat, trebuie să dețin documentație SSM?

Da.

Legea nr. 186/2008 nu stabilește că obligațiile privind securitatea și sănătatea în muncă se aplică doar companiilor cu un anumit număr de salariați. Legea se aplică angajatorilor din toate domeniile de activitate, publice și private.

Conținutul documentației poate diferi în funcție de activitate și de riscurile profesionale, însă obligația organizării activităților SSM există.

2. Dacă firma are doar activitate de birou, mai este necesară documentația SSM?

Da.

Activitatea de birou presupune, de asemenea, riscuri profesionale:

• utilizarea calculatorului;
• riscuri ergonomice;
• riscuri electrice;
• căi de evacuare;
• incendiu;
• stres profesional;
• alunecări și căderi.

Evaluarea riscurilor profesionale trebuie să identifice aceste riscuri și să stabilească măsurile necesare.

3. Pot descărca modele gratuite de pe internet?

Nu este recomandat.

Documentele trebuie să fie:

• adaptate activității reale;
• conforme cu legislația în vigoare;
• actualizate;
• corelate între ele.

Modelele generale nu reflectă particularitățile fiecărei companii și pot conține informații neaplicabile.

4. Cât timp sunt valabile documentele SSM?

Nu există un termen unic de valabilitate.

Documentele trebuie revizuite ori de câte ori apar:

• modificări legislative;
• schimbări tehnologice;
• modificarea locurilor de muncă;
• introducerea unor echipamente noi;
• apariția unor riscuri noi;
• accidente de muncă;
• modificarea structurii organizației.

Documentația trebuie să reflecte permanent situația reală din companie.

5. Cine poate întocmi documentația?

În funcție de modul de organizare a activităților de prevenire și protecție, documentația poate fi elaborată de:

• lucrătorul desemnat;
• serviciul intern;
• serviciul extern de prevenire și protecție – 068118455.

Legea permite organizarea activităților prin unul sau mai mulți lucrători desemnați ori prin servicii interne sau externe.

6. Documentele pot fi păstrate în format electronic?

Da, în măsura în care legislația aplicabilă permite acest lucru și sunt respectate cerințele privind autenticitatea, integritatea și disponibilitatea documentelor.

Totuși, anumite documente pot necesita semnături sau forme de păstrare prevăzute de actele normative aplicabile.

7. Ce document este cel mai important?

Nu există un singur document care să fie „cel mai important”.

Totuși, evaluarea riscurilor profesionale reprezintă baza întregului sistem SSM.

Pornind de la aceasta se stabilesc:

• măsurile de prevenire;
• planul anual;
• echipamentul individual de protecție;
• necesitatea examenelor medicale;
• instruirea lucrătorilor;
• instrucțiunile proprii.

8. Ce se întâmplă dacă documentele există doar formal?

Inspectorii verifică nu doar existența documentelor, ci și aplicarea lor practică.

De exemplu:

• lucrătorii trebuie să cunoască instrucțiunile;
• măsurile din planul de prevenire trebuie implementate;
• instruirea trebuie efectuată efectiv;
• evaluarea riscurilor trebuie să corespundă activității desfășurate.

Documentele întocmite doar pentru a completa un dosar nu asigură conformitatea cu legislația.

9. Ce documente sunt actualizate cel mai des?

În practică, cele mai frecvente actualizări vizează:

• evaluarea riscurilor;
• planul de prevenire și protecție;
• instrucțiunile SSM;
• fișele de instruire;
• registrele;
• documentele privind supravegherea sănătății.

10. De ce este importantă evaluarea riscurilor?

Evaluarea riscurilor permite:

• identificarea pericolelor;
• estimarea nivelului de risc;
• stabilirea măsurilor de prevenire;
• reducerea accidentelor;
• îmbunătățirea condițiilor de muncă.

Aceasta reprezintă fundamentul întregului sistem de securitate și sănătate în muncă.

11. Ce documente diferă în funcție de domeniul de activitate?

Unele documente sunt comune tuturor angajatorilor.

Altele depind de:

• construcții;
• industrie;
• transport;
• medicină;
• agricultură;
• alimentație publică;
• comerț;
• învățământ;
• servicii.

De aceea documentația trebuie întotdeauna personalizată.

12. Ce beneficii aduce o documentație SSM bine organizată?

O companie care implementează corect sistemul SSM beneficiază de:

✅ reducerea accidentelor de muncă;

✅ reducerea îmbolnăvirilor profesionale;

✅ protejarea sănătății angajaților;

✅ demonstrarea conformității în cazul controalelor;

✅ reducerea riscului aplicării sancțiunilor;

✅ organizarea eficientă a activității;

✅ creșterea încrederii angajaților și partenerilor.

Concluzie

Securitatea și sănătatea în muncă nu trebuie privite doar ca o obligație legală, ci ca un element esențial al managementului unei organizații moderne.

Documentele SSM nu sunt simple formulare administrative. Ele reflectă modul în care angajatorul identifică riscurile, organizează activitatea de prevenire și protejează sănătatea și viața lucrătorilor.

O documentație completă, actualizată și adaptată activității reale a companiei contribuie la:

• respectarea legislației;
• prevenirea accidentelor de muncă;
• reducerea costurilor generate de incidente și neconformități;
• crearea unui mediu de lucru sigur și sănătos.

Investiția într-un sistem SSM bine organizat este, în realitate, o investiție în continuitatea și dezvoltarea afacerii.

Cum vă poate ajuta SSM Expert?

SSM Expert oferă servicii complete pentru organizarea activităților de securitate și sănătate în muncă, inclusiv:

• elaborarea documentației SSM personalizate;
• evaluarea riscurilor profesionale;
• întocmirea planurilor de prevenire și protecție;
• elaborarea instrucțiunilor proprii SSM;
• organizarea instruirilor obligatorii;
• audituri de conformitate;
• asistență în timpul controalelor autorităților competente;
• consultanță permanentă privind aplicarea legislației.

Indiferent de domeniul de activitate, documentația trebuie adaptată riscurilor și specificului companiei, nu doar completată formal.

📞 068 118 455

✉️ director@ssmexpert.md

🌐 www.ssmexpert.md